Da sempre i datori di lavoro hanno bisogno di contemperare il loro interesse a conoscere quanti dipendenti si trovano effettivamente in azienda e stanno lavorando, rispetto all’interesse del dipendente al rispetto della sua privacy. I sistemi di rilevazione presenze dei dipendenti sono sistemi che consentono di monitorare gli accessi dei lavoratori nella sede aziendale.
Nella maggior parte dei casi i lavoratori sono muniti di un badge che possono strisciare su una centralina posta all’accesso dell’azienda, che rileva l’orario di entrata e di uscita ed in questo modo permette di calcolare le ore lavorate. Grazie a questo sistema i dipendenti sanno sempre quante ore hanno lavorato al mese.
Il sistema comunica direttamente al software di rilevazione presenze dei dipendenti aziendale, che a sua volta elabora il cedolino. In questo modo, il sistema tiene conto delle ore lavorate, dei giorni di presenza e di assenza a livello mensile, ferie, straordinari, malattia e via dicendo.
Il datore di lavoro utilizza questi strumenti per poter sempre verificare l’effettiva presenza del lavoratore all’interno dell’azienda, e in questo modo ha sempre certezze sulla loro presenza e assenza. I controlli sui lavoratori possono essere fatti in diversi modi e l’evoluzione tecnologica aiuta sotto questo punto di vista, basti pensare che oggi di sistemi di rilevazione presenze ce ne sono per tutte le necessità, persino tramite app per smartphone (vedi qui https://valeprog.it/Marcatempo-Plus/App.aspx) che permettono di trasformare il cellulare del dipendente in un marca tempo. Tuttavia, negli ultimi anni si parla anche di rilevazione presenze dei dipendenti con dati biometrici e con geolocalizzatori. Questi strumenti sono abbastanza invasivi perché incidono anche su dati sensibili, personali e privati del dipendente e quindi pongono problemi di varia natura. Cerchiamo di capire che leggi deve rispettare il datore di lavoro per poter garantire un sistema di rilevazione presenze dei dipendenti che non infranga la legge.
Informazione al lavoratore e controlli: cosa dice la legge
Il datore di lavoro è libero di effettuare una serie di controlli sull’effettiva presenza del lavoratore, ad esempio sui momenti di entrata e di uscita dall’azienda. I datori di lavoro possono fissare anche delle regole specifiche sull’ingresso ed uscita dall’azienda dei lavoratori subordinati, autonomi, dipendenti e di terzi. Il sistema classico di rilevazione presenze dei dipendenti era il badge, che viene strisciato sulla centralina e consente di verificare l’orario di entrata ed uscita. Tuttavia esistono anche altri sistemi più moderni, come abbiamo detto la rilevazione presenze dei dipendenti tramite app per smartphone e tablet, sistemi GPS e biometria, addirittura. Il Jobs Act ha liberalizzato e non poco il mondo dei controlli sui dipendenti, dando il via alla possibilità di usare strumenti tecnologici come mezzi di rilevazione presenze dei dipendenti purché non si violi la privacy dei lavoratori e purché vi sia un accordo sindacale o, in mancanza, l’autorizzazione preventiva dell’ispettorato del lavoro.
L’azienda deve sempre dare le necessarie informazioni ai lavoratori sulle modalità di controllo dei dipendenti – in loco o a distanza – in modo che il lavoratore sappia sempre quali sono gli strumenti che l’azienda può usare per rilevare la sua presenza, quali sono le sanzioni disciplinari, quali sono le modalità di effettuazione dei controlli sempre nel rispetto delle leggi sulla privacy. Una volta che il lavoratore abbia ricevuto tutte le informazioni in questione, è possibile che egli subisca sanzioni se non rispetta la normativa aziendale. Insomma, si trova sempre un necessario compromesso fra privacy del lavoratore e diritto di controllo da parte del datore di lavoro.
Ogni strumento di geo localizzazione del lavoratore che memorizzi i suoi spostamenti sia dentro che fuori l’azienda deve essere sempre autorizzato con accordo sindacale o dall’ispettorato del lavoro, o non può essere usato.