Due metodi pratici per non dimenticare i corsi di aggiornamento dei tuoi dipendenti
Ti ricordi con esattezza la data di scadenza del corso sulla sicurezza sul lavoro che ha frequentato il caporeparto della tua azienda? e quella dei suoi sottoposti?
La risposta questa domanda spesso è:
“non so, dovrei controllare la documentazione nello schedario della formazione dei dipendenti”
Ovviamente a seguito di una richiesta come questa si perdono ore preziose nella ricerca dei documenti vecchi di 3-5 anni che rivelino con precisione la data esatta di emissione dell’attestato così da estrapolare la data per organizzare il corso di aggiornamento sulla sicurezza del lavoro.
Ma cosa accade se il lavoratore ha già superato la data di scadenza del corso sulla sicurezza sul lavoro e deve obbligatoriamente frequentare il corso di aggiornamento?
Tralasciando le sanzioni economiche e penali a cui si va incontro un altro rischio è di dover fermare le attività del lavoratore coinvolto fino a che non ha ricevuto la formazione obbligatoria per legge.
Nessun datore di lavoro può correre anche solo uno di questi rischi, ecco perché è importante tenere traccia di tutte le scadenze e la durata dei corsi di formazione aziendale obbligatori per legge.
Ecco quindi cosa ti consiglia di fare Innova Formazione (azienda specializzata in formazione e consulenza sulla sicurezza sul lavoro).
Come ricordare la durata e la validità delle scadenze dei corsi di formazione per lavoratori
Prima di introdurti i 2 metodi semplici per ricordare le scadenze dei corsi di formazione per i lavoratori è bene avere chiare tutte le informazioni necessarie.
Ecco perché abbiamo preparato questa infografica con lo schema scadenza corsi sicurezza sul lavoro che ti sarà utile come guida per organizzare le sessioni di formazione per i dipendenti e per mettere in pratica i suggerimenti che leggerai tra poco.
Si perché non solo è necessario sapere quando fare le formazioni, è importante anche sapere quanto durano gli aggiornamenti per poter organizzare le attività aziendali senza i lavoratori coinvolti.
Suggerimento: stampa l’infografica con le scadenze dei corsi e appendila in ufficio!
Metodo 1. Aggiungi le scadenze dei corsi nel calendario della posta elettronica.
Questo metodo è molto semplice e prevede l’utilizzo del calendario del software che utilizzi per la posta elettronica aziendale (ad esempio Outlook, il calendario del CRM aziendale o, in alternativa, un altro calendario in cloud come Google Calendar)
Utilizzando i promemoria del calendario puoi attivare delle notifiche o dei reminder che ti avvisano ad esempio che ad alcuni tuoi dipendenti sta per scadere il periodo di validità del corso antincendio
Ecco cosa potresti scrivere nel reminder:
- creare il calendario “formazione dipendenti”
- creare un reminder in cui scrivi:
- il tipo di corso
- il “livello”
- La durata dell’aggiornamento
- il nome dei dipendenti che lo hanno frequentato
- la data di scadenza del corso
- impostare un “allarme” che ti avvisi in anticipo sulla scandenza
Esempio, imposta un mese prima della scadenza ufficiale un remnder con queste informazioni:
Aggiornamento: Corso Antincendio
Dipendenti Mario Rossi, Piero Blu, Simone Bianchi
Scadenza Corso: scrivi la validità del corso antincendio
In questo modo avrai tutto il tempo per organizzare i turni di lavoro e contattare l’azienda che effettuerà la formazione ai dipendenti per fissare le giornate di formazione.
Metodo 2. Crea un foglio Excel con le date di scadenza
Seguendo le indicazioni dell’infografica crea un foglio excel che ti permetta di avere una panoramica sulle formazioni dei dipendenti più precisa e dettagliata.
- Potresti costruire il tuo foglio Excel in questo modo:
- Prima colonna: nome e cognome del dipendente
- Seconda colonna: Mansione
- Successive colonne: crea una colonna per ogni corso in cui andrà inserita la data dell’ultimo corso frequentato dal dipendente
A questo punto è sufficiente impostare delle formule di formattazione condizionale per far cambiare colore alla cella ogni qualvolta che si avvicina la data di scadenza per il corso di aggiornamento.
In questo modo, aprendo il file con regolarità, avrai sotto controllo le scadenze di tutti i dipendenti.
Consigli Pratici per ricordare le scadenze dei corsi
Organizza i corsi di formazione per gruppi di più dipendenti per prevedere il fermo di alcune attività solamente per un breve periodo di tempo.
Quando possibile metti insieme delle classi di dipendenti provenienti da reparti diversi per non gravare l’assenza consistente del personale di un solo reparto.
Ottimizza i tempi della formazione invitando (se possibile) il personale qualificato a tenere le lezioni all’interno della tua azienda, in questo modo tagli i tempi e i costi per la trasferta dei dipendenti.